しょうた主任新人の刑事は、すぐに指示を忘れて「すっぽかす」んですが、やる気を出させる方法はありますか？
何回言ってもできないんです。
だいすけ刑事は「やる気が無い」と言うことではありません。
『すっぽかす病』です。
あたなの周りにも、そんな部下は居ませんか？
もーやん実は筆者も、若い頃は何度も予定をすっぽかしたよ。
苦手な人はニガテなんだよ。
しょうた主任もーやんさんが、予定をすっぽかすだたんて、信じられない！
何を隠そう、筆者も「すっぽかす病」の患者でした。この病気は、なかなか治りません。
小学校の頃は、宿題やプリントの提出を忘れたり、持ち物を忘れたりして、いつも先生に怒られていました。
筆者は、社会人になってからも、
- 予定を忘れたり
- すべきことを忘れたり
- 頼まれたことを忘れたり
した経験があります。
もーやん筆者が、どんな方法で「すっぽかす病」を克服したのか？
詳しく説明します。
何も難しい方法ではありません。
結論はスケジュール帳の書き方を変えるだけです。ただ、書き方について自分なりの仕組み・取り決めが大切です。
この記事を読むと、部下が少しずつ変化し、部下はあなたに一生感謝するでしょう。
😊この記事で解決できるお悩み
- スケジュール管理を３ステップで克服できる方法がわかる
- 予定を忘れないための具体的対策方法がわかる
- 部下に、どう教えれば良いかがわかる
予定を忘れる人って？
「すっぽかす病」とは、どういうものなのでしょうか？予定を忘れないための「スケジュール管理」について説明します。
「すっぽかす病」とは
予定を忘れる「すっぽかす病」というのは、具体的には、
- 会議などの予定を忘れてすっぽかす
- 期日を決めた仕事を期日までにできない
- 期日の前になって、あわてている
などの症状です。
この中で、「会議などの予定を忘れる」というのは、分かりやすいのですが、「期日の前になってあわてている」というのも、「すっぽかす病」の症状のひとつです。
直前まで、その予定を忘れていたからあわてているのであって、予定を忘れない人は、そもそも直前になって慌てないんです。
つまり、いつもあわてている人も、立派な「すっぽかす病」です。
予定を忘れないための「スケジュール管理」
予定を忘れないためには、自分でスケジュール管理ができるようになる必要があります。
スケジュール帳を持っていない人は、まずはスケジュール帳を買うところからスタートです。
- 〇〇に会って□□の打ち合わせをする
- ◇◇という仕事をいつまでに完成させる
などのスケジュールを、自分で管理するということです。
これができていないから、直前になってあわてる現象が起きます。
- 時間を管理できているか
- 時間に追われているか
の違いです。
では、どうすればスケジュール管理ができるようになるのか、３（スリー）ステップで説明します。
スケジュール管理のための克服３ステップ
- 「誰でも苦手なことがある」ことを理解する
- 「個性」を受け入れる
- 「自分なりの」対処法を身につける
1.「誰でも苦手なことがある」ことを理解する
予定を忘れるなと言われても、どうしても忘れてしまう人がいます。
そんな部下に対して、『お前はそんなこともできないのか』と叱っていませんか？
「忘れもの」が多い部下も、「得意なこと」はたくさんあります。
得手不得手があるんです。
そう、ただ苦手なだけで、それも含めてその人の性格・個性なんです。
人前で怒鳴らずに育てる技術について、こちらをご覧ください。
≫部下を人前で怒鳴るとパワハラ？警察の取調べから学ぶ時代の変化
2.「個性」を受け入れる
- 部下に忘れものが多い場合
- あなた自身に忘れものが多い場合
忘れものをしない人になろうというのは無理です。
無理なものは無理とあきらめるんです。
それが個性です。も下を向く必要はありません。
なぜなら他にたくさん得意なことがあるんですから・・・。
『私は忘れものが多いんです』と、自分を受け入れ、胸を張りましょう。
その上で、忘れないように気を付けるんです。
3.「自分なりの」対処法を身につける
忘れものが多いことを受け入れただけでは、進歩はありません。
ただの開き直りになってしまいます。
『忘れものが多い』という個性を受け入れつつ、その対処法を前向きに取り組むことで、いくらでもカバーできるんです。
さて、それでは、具体的な対処法について、考えていきましょう！
予定を忘れないための３つの具体的対策
- スケジュール帳を見る・書く癖づけ
- 細かくスケジュール管理する
- ケータイを活用する
「すっぽかす病」の人には、予定を自分で管理できるためのやり方を教えてあげてください。
自分を管理する方法を知れば、徐々にスケジュール管理ができるようになります。
やみくもに怒るだけでは、改善されません。
1.スケジュール帳を見る・書く癖づけ
まずは手帳を買う
持っていない人は、まず買ってみることです。
スケジュール帳は、「すっぽかす病」治療の第一歩です。
よくあるのは、「僕は、書くほど予定はないから・・・」という言い訳です。
予定があるから「すっぽかす」んです。
「どんなスケジュール帳を買えばいいのかわからない。」という人もいるでしょう。
当然です。使ったことがないのですから、自分に合ったものはわかりません。
１冊目から、ベストなモノは買えません。
行動する（買う）ことが大切です。
メモする癖をつける
スケジュールをメモすることを、癖づけしましょう。
まずはスケジュールを書き込み、思いついたら必ず書き込みます。
ケータイにスケジュール登録する方法もありますが、やはり手で書く方が記憶に残ります。
思いついたら書くために、常にスケジュール帳を持ち歩くんです。
どうしても手元に無い場面では、付箋・メモ・ケータイにメモしておき、書き写しましょう。
書くことで思考が整理されます。
見る癖をつける
書いても見なきゃ意味がありません。
見るためのルーティーンを決めます。
例えば、
- 朝、出勤途中には絶対見るとか
- 出勤したらまずはスケジュール帳を見るとか
- 出先に出かける前に見るとか
- 打ち合わせの前には見るとか
- 一日の仕事が終わったら見るなど
見る癖です。
2.細かくスケジュール管理する
記事の中で、この項目が一番重要です。
『細かくスケジュール管理』
「すっぽかす病」患者で、これをしていない人がすごく多いんです。
すれば、確実に「すっぽかす」回数は減ります。
複数個のスケジュールを組む
１つの用件で、複数個のスケジュールを書くんです。
「すっぽかす病」患者の場合、１つの案件があった場合、『〇月〇日〇時、□□打ち合わせ』とだけ、１個のスケジュールしか書かないです。
そして、直前になって慌ててしまうんです。
もっとたくさんスケジュールを書くと、忘れないんです。
例えば、
- 10日後に、〇〇に会って□□の打ち合わせをする
という予定が入った場合でしたら、
- 8日前に、□□の打ち合わせ、作成資料の骨組みを頭で整理
- 7日前に、□□の打ち合わせ、資料作成
- 5日前に、□□の打ち合わせ、資料仕上げ期日
- 2日前に、□□の打ち合わせ、資料確認する
- 1日前に、□□の打ち合わせ、先方に再確認のＴＥＬを入れる
という、自分なりの予定を決めてしまうんです。
予定を決めたら、もちろんスケジュール帳のそれぞれ、8日前、7日前・・・の該当する日に、スケジュールとして書き込みます。
すると、□□の打ち合わせというスケジュールについて、
- 段取りが遅れているのか
- 進んでいるのか
が目で見て把握できる訳です。
もちろん、簡単な資料作成であれば、1日で出来るでしょうから、この様に何日もに分ける必要はありません。
あくまで例を示しただけですので、その予定の内容に沿って、複数個のスケジュールを決めてみてください。
色分けが便利
例えば
- 黒→仕事
- 赤→家族との私用
- 青→仕事仲間との私用
或いは
- 赤→絶対動かせない予定
- 青→先方と合えば移動可能な予定
- 黒→自分一人の予定
など色分けすると、目で見てわかりやすいです。
僕は、>>消せる３色ボールペン を愛用しています。
日程変更がある場合など、文字を消して書き直せるので、とても便利です。
3.ケータイを活用する
ケータイのスケジュール機能
スケジュール帳を補充するものとして便利です。
私用の予定など、スケジュール帳と併用するのもアリです。
ただし、どちらに書いたのか、分かるように「何をどちらに書くのか」を決めておく必要があります。
ケータイのアラーム機能
毎朝、スケジュール帳を確認し、例えば「絶対に遅れられない会議」などがあれば、ケータイのアラーム機能をセットしておきます。
「さっきまで覚えていたんだけど・・・」というすっぽかしを防ぐ効果があります。
これも、数分前にアラームセットしておくのが効果的です。
ケータイのメモ機能
予定や、やるべきことを「思いついたらメモする」のは、慣れていても忘れることがあります。
ケータイのメモ機能は、スケジュール帳が手元に無い時や、通勤途中、トイレ内で思いついた時など、ちょっとメモしておくとすごく便利です。
ケータイにメモしたことを、書き写すことを、お忘れなきように。
他人のスケジュールをメモする
慣れてきたら、仕事上で影響のある人のスケジュールも書き込みます。
職場の流れを掴むことができるので、あなたのスケジュールを組むときに、スムーズにできるようになります。
また、他人のスケジュールまで覚えていると、職場での信頼度もアップします。
スケジュール帳選びのポイント
スケジュール帳は、どうせ１冊目で、ベストなものは買えないから、さっさと行動する（買う）ことが大切です。
とは言え、少しは自分に合ったモノを選びたいですよね。
スケジュール帳選びのポイントについて、紹介します。
マンスリー？ウィークリー？デイリー？
見開き２ページで、
- 1か月が載っているのを、マンスリー
- 1週間が載っているのを、ウィークリー
- 1日のをデイリー
と呼びます。
スケジュールを書きこむ量などによって、使い分けると良いです。
『1案件につき、1このスケジュールしか書かない』のであれば、良いのですが、
『1案件につき、複数個のスケジュールを書く』のであれば、スケジュールが少ない方でも、マンスリーでは足りないと思います。
仕事・予定の量と持ち歩きやすさを考慮して選びましょう。
サイズ
- Ａ４ ノートサイズ（210×297mm）
- Ａ５ 教科書サイズ（148×210mm）
- Ｂ６ 単行本サイズ（128×182mm）
- Ａ６ 文庫本サイズ（105×148mm）
- Ｂ７ ポケットサイズ（ 91×128mm）
あたりが使いやすいサイズでしょうか。
これも、仕事・予定の量と持ち歩きやすさを考慮して選びましょう。
始まり月は？
１月始まりか、それとも４月始まりか、自分の仕事に合わせるのがベストです。
僕の場合は、いつも４月に人事異動があり、異動の前後で仕事内容が全く違う事もありますので、異動を機に、スケジュール帳を新しくしています。
なので、４月始まりのものを愛用しています。
４月始まりのスケジュール帳って、意外と少ないんです。
参考にしてみてください。
思いを乗せた手帳を買う
粗品ではダメです。
もちろん、すごく気に入った粗品で、毎年確実に手に入るのであれば、良いと思います。
でもある程度、自分に合ったものを買って、使い勝手を感じるほうが良いです。
毎年、様式が変わったり、書く場所が変わると、しっくりこないものですし、スケジュール管理も面倒になります。
これもルーティーンのひとつなので、自分に合ったものを探しましょう！
お店で探すのも良いのですが、種類が少なくて探すのは大変です。
まとめ
★予定を忘れる人って？
- 「すっぽかす病」とは
- 予定を忘れないための「スケジュール管理」
★スケジュール管理のための克服３ステップ
- 「誰でも苦手なことがある」ことを理解する
- 個性を受け入れる
- 「自分なりの」対処法を身につける
★３つの具体的対処法
- スケジュール帳を見る・書く癖づけ
- 細かくスケジュール管理する
- 複数個のスケジュールを組む
- ケータイを活用する
★スケジュール帳選びのポイント
おまけ 忘れものをなくす
予定を忘れてしまう人って、よくモノを無くしたりしませんか？
脳のメカニズムは似た部分があると思います。
モノを無くしてしまうあなたにおススメの対策法です。
- モノの定位置を決める
- 毎日持っていくものは、まとめて置いておく
これだけで、忘れものは半減すると思います。
一度、試してみてください。
もーやん最後まで読んでくれてありがとうございます！
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