予定を忘れる部下へのスケジュール管理指導法3ステップ【苦手克服を自ら実践】手帳の書き方具体例

現役ROOM
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しょうた先輩
しょうた先輩
  • 新人のだいすけ刑事は、すぐに指示を忘れて「すっぽかす」んです。
  • 何回も言ってるのに、できません。
  • やる気を出させる方法はありますか?

だいすけ刑事は「やる気が無い」と言うことではありません。

『すっぽかす病』です。

あたなの周りにも、そんな部下は居ませんか?

も~やん
も~やん
  • も~やんも若いころは、何度も予定をすっぽかしたよ。
  • 苦手な人って、居るんだよ。
しょうた先輩
しょうた先輩
  • も~やんさんが、予定をすっぽかす人だったなんて信じられない

何を隠そう、も~やんは「すっぽかす病」の患者でした。

この病気は、なかなか治りません。

小学校の頃は、宿題やプリントの提出を忘れたり、持ち物を忘れたりして、いつも先生に怒られていました。

 

も~やんは、社会人になってからも、

  • 予定を忘れたり
  • すべきことを忘れたり
  • 頼まれたことを忘れたり

した経験があります。

そのも~やんが、どうやって「すっぽかす病」を克服したのでしょうか?

もーやん
もーやん
  • 自分が「すっぽかす病」だったから、忘れる人の気持ちが良く分かります。
  • その気持ちに寄り添って、どうすれば予定を忘れないようにできるのかを伝授します。

何も難しい方法ではありません。

実はスケジュール帳の書き方を変えるだけなんです。

でも、書き方について自分なりの仕組み・取り決めが大切なんです。

この記事を読むと、部下が少しずつ変化し、部下はあなたに一生感謝するでしょう。

😊この記事で解決できるお悩み

  • スケジュール管理を3ステップで克服できる方法がわかる
  • 予定を忘れないための具体的対策方法がわかる
  • 部下に、どう教えれば良いかがわかる
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予定を忘れる人って?

「すっぽかす病」とは、どういうものなのでしょうか?予定を忘れないための「スケジュール管理」について説明します。

「すっぽかす病」とは 

予定を忘れる「すっぽかす病」というのは、具体的には、

  • 会議などの予定を忘れてすっぽかす
  • 期日を決めた仕事を期日までにできない
  • 期日の前になって、あわてている

などの症状です。

この中で、「会議などの予定を忘れる」というのは、分かりやすいのですが、「期日の前になってあわてている」というのも、「すっぽかす病」の症状のひとつです。

直前まで、その予定を忘れていたからあわてているのであって、予定を忘れない人は、そもそも直前になって慌てないんです。

つまり、いつもあわてている人も、立派な「すっぽかす病」です。

予定を忘れないための「スケジュール管理」 

予定を忘れないためには、自分でスケジュール管理ができるようになる必要があります。

スケジュール帳を持っていない人は、まずはスケジュール帳を買うところからスタートです。

>>どんな手帳があるのか検索してみる

\まずは手帳を持つところから/

  

  • 〇〇に会って□□の打ち合わせをする
  • ◇◇という仕事をいつまでに完成させる

などのスケジュールを、自分で管理するということです。

これができていないから、直前になってあわてる現象が起きます。

  • 時間を管理できているか
  • 時間に追われているか

の違いです。

では、どうすればスケジュール管理ができるようになるのか、3(スリー)ステップで説明します。

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スケジュール管理のための克服3ステップ 

克服のための3ステップ
  1. 「誰でも苦手なことがある」ことを理解する
  2. 「個性」を受け入れる
  3. 「自分なりの」対処法を身につける

1.「誰でも苦手なことがある」ことを理解する 

予定を忘れるなと言われても、どうしても忘れてしまう人がいます。

そんな部下に対して、『お前はそんなこともできないのか』と叱っていませんか?

「忘れもの」が多い部下も、「得意なこと」はたくさんあります。

得手不得手があるんです。

そう、ただ苦手なだけで、それも含めてその人の性格・個性なんです

人前で怒鳴らずに育てる技術について、こちらをご覧ください。
≫部下を人前で怒鳴るとパワハラ?警察の取調べから学ぶ時代の変化

2.「個性」を受け入れる 

  • 部下に忘れものが多い場合
  • あなた自身に忘れものが多い場合

忘れものをしない人になろうというのは無理です。
無理なものは無理とあきらめるんです。

それが個性です。も下を向く必要はありません。

なぜなら他にたくさん得意なことがあるんですから・・・。

『私は忘れものが多いんです』と、自分を受け入れ、胸を張りましょう。

その上で、忘れないように気を付けるんです。

3.「自分なりの」対処法を身につける 

忘れものが多いことを受け入れただけでは、進歩はありません。

ただの開き直りになってしまいます。

『忘れものが多い』という個性を受け入れつつ、その対処法を前向きに取り組むことで、いくらでもカバーできるんです。

さて、それでは、具体的な対処法について、考えていきましょう!

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予定を忘れないための3つの具体的対策 

3つの具体策
  1. スケジュール帳を見る・書く癖づけ
  2. 細かくスケジュール管理する
  3. ケータイを活用する

「すっぽかす病」の人には、予定を自分で管理できるためのやり方を教えてあげてください。

自分を管理する方法を知れば、徐々にスケジュール管理ができるようになります。

やみくもに怒るだけでは、改善されません

1.スケジュール帳を見る・書く癖づけ 

まずは手帳を買う

持っていない人は、まず買ってみることです。  

スケジュール帳は、「すっぽかす病」治療の第一歩です。

よくあるのは、「僕は、書くほど予定はないから・・・」という言い訳です。

予定があるから「すっぽかす」んです。

 

「どんなスケジュール帳を買えばいいのかわからない。」という人もいるでしょう。

当然です。使ったことがないのですから、自分に合ったものはわかりません。

1冊目から、ベストなモノは買えません。

行動する(買う)ことが大切です。

メモする癖をつける

スケジュールをメモすることを、癖づけしましょう。

まずはスケジュールを書き込み、思いついたら必ず書き込みます。

ケータイにスケジュール登録する方法もありますが、やはり手で書く方が記憶に残ります

思いついたら書くために、常にスケジュール帳を持ち歩くんです。

どうしても手元に無い場面では、付箋・メモ・ケータイにメモしておき、書き写しましょう。

書くことで思考が整理されます。

見る癖をつける

書いても見なきゃ意味がありません。

見るためのルーティーンを決めます。

例えば、

  • 朝、出勤途中には絶対見るとか
  • 出勤したらまずはスケジュール帳を見るとか
  • 出先に出かける前に見るとか
  • 打ち合わせの前には見るとか
  • 一日の仕事が終わったら見るなど

見る癖です。

2.細かくスケジュール管理する 

記事の中で、この項目が一番重要です。

『細かくスケジュール管理』

「すっぽかす病」患者で、これをしていない人がすごく多いんです。

すれば、確実に「すっぽかす」回数は減ります。

複数個のスケジュールを組む

1つの用件で、複数個のスケジュールを書くんです。

「すっぽかす病」患者の場合、1つの案件があった場合、『〇月〇日〇時、□□打ち合わせ』とだけ、1個のスケジュールしか書かないです。

そして、直前になって慌ててしまうんです。

もっとたくさんスケジュールを書くと、忘れないんです。

例えば、

  • 10日後に、〇〇に会って□□の打ち合わせをする

という予定が入った場合でしたら、

  • 8日前に、□□の打ち合わせ、作成資料の骨組みを頭で整理
  • 7日前に、□□の打ち合わせ、資料作成
  • 5日前に、□□の打ち合わせ、資料仕上げ期日
  • 2日前に、□□の打ち合わせ、資料確認する
  • 1日前に、□□の打ち合わせ、先方に再確認のTELを入れる

という、自分なりの予定を決めてしまうんです。

予定を決めたら、もちろんスケジュール帳のそれぞれ、8日前、7日前・・・の該当する日に、スケジュールとして書き込みます

すると、□□の打ち合わせというスケジュールについて、

  • 段取りが遅れているのか
  • 進んでいるのか

目で見て把握できる訳です。

もちろん、簡単な資料作成であれば、1日で出来るでしょうから、この様に何日もに分ける必要はありません。

あくまで例を示しただけですので、その予定の内容に沿って、複数個のスケジュールを決めてみてください。

色分けが便利

例えば 

  • →仕事
  • →家族との私用
  • →仕事仲間との私用

或いは 

  • →絶対動かせない予定
  • →先方と合えば移動可能な予定
  • →自分一人の予定

など色分けすると、目で見てわかりやすいです。

僕は、>>消せる3色ボールペン を愛用しています。

日程変更がある場合など、文字を消して書き直せるので、とても便利です。

3.ケータイを活用する

ケータイのスケジュール機能

スケジュール帳を補充するものとして便利です。

私用の予定など、スケジュール帳と併用するのもアリです。

ただし、どちらに書いたのか、分かるように「何をどちらに書くのか」を決めておく必要があります。

ケータイのアラーム機能

毎朝、スケジュール帳を確認し、例えば「絶対に遅れられない会議」などがあれば、ケータイのアラーム機能をセットしておきます。

「さっきまで覚えていたんだけど・・・」というすっぽかしを防ぐ効果があります。

これも、数分前にアラームセットしておくのが効果的です。

ケータイのメモ機能

予定や、やるべきことを「思いついたらメモする」のは、慣れていても忘れることがあります。

ケータイのメモ機能は、スケジュール帳が手元に無い時や、通勤途中、トイレ内で思いついた時など、ちょっとメモしておくとすごく便利です。

ケータイにメモしたことを、書き写すことを、お忘れなきように。

他人のスケジュールをメモする

慣れてきたら、仕事上で影響のある人のスケジュールも書き込みます。

職場の流れを掴むことができるので、あなたのスケジュールを組むときに、スムーズにできるようになります。

また、他人のスケジュールまで覚えていると、職場での信頼度もアップします。

スケジュール帳選びのポイント 

スケジュール帳は、どうせ1冊目で、ベストなものは買えないから、さっさと行動する(買う)ことが大切です。

とは言え、少しは自分に合ったモノを選びたいですよね。

スケジュール帳選びのポイントについて、紹介します。

マンスリー?ウィークリー?デイリー?

見開き2ページで、

  • 1か月が載っているのを、マンスリー
  • 1週間が載っているのを、ウィークリー
  • 1日のをデイリー

と呼びます。

スケジュールを書きこむ量などによって、使い分けると良いです。

『1案件につき、1このスケジュールしか書かない』のであれば、良いのですが、
『1案件につき、複数個のスケジュールを書く』のであれば、スケジュールが少ない方でも、マンスリーでは足りないと思います。

仕事・予定の量と持ち歩きやすさを考慮して選びましょう。

サイズ

  • A4 ノートサイズ(210×297mm)
  • A5 教科書サイズ(148×210mm)
  • B6 単行本サイズ(128×182mm)
  • A6 文庫本サイズ(105×148mm)
  • B7 ポケットサイズ( 91×128mm)

あたりが使いやすいサイズでしょうか。

これも、仕事・予定の量と持ち歩きやすさを考慮して選びましょう。

始まり月は?

1月始まりか、それとも4月始まりか、自分の仕事に合わせるのがベストです。

僕の場合は、いつも4月に人事異動があり、異動の前後で仕事内容が全く違う事もありますので、異動を機に、スケジュール帳を新しくしています。

なので、4月始まりのものを愛用しています。

4月始まりのスケジュール帳って、意外と少ないんです。

参考にしてみてください。

>>4月始まりの手帳を検索

\まずは手帳を持つところから/

思いを乗せた手帳を買う

粗品ではダメです。

もちろん、すごく気に入った粗品で、毎年確実に手に入るのであれば、良いと思います。

でもある程度、自分に合ったものを買って、使い勝手を感じるほうが良いです。

毎年、様式が変わったり、書く場所が変わると、しっくりこないものですし、スケジュール管理も面倒になります。

これもルーティーンのひとつなので、自分に合ったものを探しましょう!

お店で探すのも良いのですが、種類が少なくて探すのは大変です。

まとめ

★予定を忘れる人って?

  • 「すっぽかす病」とは
  • 予定を忘れないための「スケジュール管理」 

★スケジュール管理のための克服3ステップ

  1. 「誰でも苦手なことがある」ことを理解する
  2. 個性を受け入れる
  3. 「自分なりの」対処法を身につける

★3つの具体的対処法

  1. スケジュール帳を見る・書く癖づけ
  2. 細かくスケジュール管理する
  3. 複数個のスケジュールを組む
  4. ケータイを活用する

★スケジュール帳選びのポイント 

おまけ 忘れものをなくす 

予定を忘れてしまう人って、よくモノを無くしたりしませんか?

脳のメカニズムは似た部分があると思います。

モノを無くしてしまうあなたにおススメの対策法です。

  • モノの定位置を決める
  • 毎日持っていくものは、まとめて置いておく

これだけで、忘れものは半減すると思います。

一度、試してみてください。

もーやん
もーやん

  

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