予定を忘れる部下へのスケジュール管理指導法3ステップ【苦手克服を自ら実践】手帳の書き方具体例

現役ROOM
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しょうた先輩
しょうた先輩
  • 新人のだいすけ刑事は、すぐに指示を忘れて「すっぽかす」んです。
  • 何回も言ってるのに、できません。
  • やる気を出させる方法はありますか?

だいすけ刑事は「やる気が無い」と言うことではありません。

『すっぽかす病』です。

あたなの周りにも、そんな部下は居ませんか?

も~やん
も~やん
  • も~やんも若いころは、何度も予定をすっぽかしたよ。
  • 苦手な人って、居るんだよ。
しょうた先輩
しょうた先輩
  • も~やんさんが、予定をすっぽかす人だったなんて信じられない

何を隠そう、も~やんは「すっぽかす病」の患者でした。

この病気は、なかなか治りません。

小学校の頃は、宿題やプリントの提出を忘れたり、持ち物を忘れたりして、いつも先生に怒られていました。

も~やんは、社会人になってからも、

  • 予定を忘れたり
  • すべきことを忘れたり
  • 頼まれたことを忘れたり

した経験があります。

そのも~やんが、どうやって「すっぽかす病」を克服したのでしょうか?

もーやん
もーやん
  • 自分が「すっぽかす病」だったから、忘れる人の気持ちが良く分かります。
  • その気持ちに寄り添って、どうすれば予定を忘れないようにできるのかを伝授します。

何も難しい方法ではありません。

実はスケジュール帳の書き方を変えるだけなんです。

でも、書き方について自分なりの仕組み・取り決めが大切なんです。

この記事を読むと、部下が少しずつ変化し、部下はあなたに一生感謝するでしょう。

😊この記事で解決できるお悩み

  • スケジュール管理を3ステップで克服できる方法がわかる
  • 予定を忘れないための具体的対策方法がわかる
  • 部下に、どう教えれば良いかがわかる
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予定を忘れる人って?

「すっぽかす病」とは、どういうものなのでしょうか?予定を忘れないための「スケジュール管理」について説明します。

「すっぽかす病」とは 

予定を忘れる「すっぽかす病」というのは、具体的には、

  • 会議などの予定を忘れてすっぽかす
  • 期日を決めた仕事を期日までにできない
  • 期日の前になって、あわてている

などの症状です。

この中で、「会議などの予定を忘れる」というのは、分かりやすいのですが、「期日の前になってあわてている」というのも、「すっぽかす病」の症状のひとつです。

直前まで、その予定を忘れていたからあわてているのであって、予定を忘れない人は、そもそも直前になって慌てないんです。

つまり、いつもあわてている人も、立派な「すっぽかす病」です。

予定を忘れないための「スケジュール管理」 

予定を忘れないためには、自分でスケジュール管理ができるようになる必要があります。

スケジュール帳を持っていない人は、まずはスケジュール帳を買うところからスタートです。

\まずは手帳を持つところから/

>>どんな手帳があるのか検索してみる

  

  • 〇〇に会って□□の打ち合わせをする
  • ◇◇という仕事をいつまでに完成させる

などのスケジュールを、自分で管理するということです。

これができていないから、直前になってあわてる現象が起きます。

  • 時間を管理できているか
  • 時間に追われているか

の違いです。

では、どうすればスケジュール管理ができるようになるのか、3(スリー)ステップで説明します。

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スケジュール管理のための克服3ステップ 

克服のための3ステップ
  1. 「誰でも苦手なことがある」ことを理解する
  2. 「個性」を受け入れる
  3. 「自分なりの」対処法を身につける

1.「誰でも苦手なことがある」ことを理解する 

予定を忘れるなと言われても、どうしても忘れてしまう人がいます。

そんな部下に対して、『お前はそんなこともできないのか』と叱っていませんか?

「忘れもの」が多い部下も、「得意なこと」はたくさんあります。

得手不得手があるんです。

そう、ただ苦手なだけで、それも含めてその人の性格・個性なんです

人前で怒鳴らずに育てる技術について、この記事で詳しく解説しました。
すぐに部下を怒鳴ってしまうあなたは、この記事を参考にしてください。
≫人前で怒鳴らずに育てる技術~警察学校の教官が怒鳴るのはダメか🔗

2.「個性」を受け入れる 

  • 部下に忘れものが多い場合
  • あなた自身に忘れものが多い場合

忘れものをしない人になろうというのは無理です。
無理なものは無理とあきらめるんです。

それが個性です。も下を向く必要はありません。

なぜなら他にたくさん得意なことがあるんですから・・・。

『私は忘れものが多いんです』と、自分を受け入れ、胸を張りましょう。

その上で、忘れないように気を付けるんです。

3.「自分なりの」対処法を身につける 

忘れものが多いことを受け入れただけでは、進歩はありません。

ただの開き直りになってしまいます。

『忘れものが多い』という個性を受け入れつつ、その対処法を前向きに取り組むことで、いくらでもカバーできるんです。

さて、それでは、具体的な対処法について、考えていきましょう!

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予定を忘れないための3つの具体的対策 

3つの具体策
  1. スケジュール帳を見る・書く癖づけ
  2. 細かくスケジュール管理する
  3. ケータイを活用する

「すっぽかす病」の人には、予定を自分で管理できるためのやり方を教えてあげてください。

自分を管理する方法を知れば、徐々にスケジュール管理ができるようになります。

やみくもに怒るだけでは、改善されません

1.スケジュール帳を見る・書く癖づけ 

まずは手帳を買う

持っていない人は、まず買ってみることです。

\まずは手帳を持つところから/

>>どんな手帳があるのか検索してみる

  

スケジュール帳は、「すっぽかす病」治療の第一歩です。

よくあるのは、「僕は、書くほど予定はないから・・・」という言い訳です。

予定があるから「すっぽかす」んです。

「どんなスケジュール帳を買えばいいのかわからない。」という人もいるでしょう。

当然です。使ったことがないのですから、自分に合ったものはわかりません。

1冊目から、ベストなモノは買えません。

行動する(買う)ことが大切です。

メモする癖をつける

スケジュールをメモすることを、癖づけしましょう。

まずはスケジュールを書き込み、思いついたら必ず書き込みます。

ケータイにスケジュール登録する方法もありますが、やはり手で書く方が記憶に残ります

思いついたら書くために、常にスケジュール帳を持ち歩くんです。

どうしても手元に無い場面では、付箋・メモ・ケータイにメモしておき、書き写しましょう。

書くことで思考が整理されます。

見る癖をつける

書いても見なきゃ意味がありません。

見るためのルーティーンを決めます。

例えば、

  • 朝、出勤途中には絶対見るとか
  • 出勤したらまずはスケジュール帳を見るとか
  • 出先に出かける前に見るとか
  • 打ち合わせの前には見るとか
  • 一日の仕事が終わったら見るなど

見る癖です。

2.細かくスケジュール管理する 

記事の中で、この項目が一番重要です。

『細かくスケジュール管理』

「すっぽかす病」患者で、これをしていない人がすごく多いんです。

すれば、確実に「すっぽかす」回数は減ります。

複数個のスケジュールを組む

1つの用件で、複数個のスケジュールを書くんです。

「すっぽかす病」患者の場合、1つの案件があった場合、『〇月〇日〇時、□□打ち合わせ』とだけ、1個のスケジュールしか書かないです。

そして、直前になって慌ててしまうんです。

もっとたくさんスケジュールを書くと、忘れないんです。

例えば、

  • 10日後に、〇〇に会って□□の打ち合わせをする

という予定が入った場合でしたら、

  • 8日前に、□□の打ち合わせ、作成資料の骨組みを頭で整理
  • 7日前に、□□の打ち合わせ、資料作成
  • 5日前に、□□の打ち合わせ、資料仕上げ期日
  • 2日前に、□□の打ち合わせ、資料確認する
  • 1日前に、□□の打ち合わせ、先方に再確認のTELを入れる

という、自分なりの予定を決めてしまうんです。

予定を決めたら、もちろんスケジュール帳のそれぞれ、8日前、7日前・・・の該当する日に、スケジュールとして書き込みます

すると、□□の打ち合わせというスケジュールについて、

  • 段取りが遅れているのか
  • 進んでいるのか

目で見て把握できる訳です。

もちろん、簡単な資料作成であれば、1日で出来るでしょうから、この様に何日もに分ける必要はありません。

あくまで例を示しただけですので、その予定の内容に沿って、複数個のスケジュールを決めてみてください。

色分けが便利

例えば 

  • →仕事
  • →家族との私用
  • →仕事仲間との私用

或いは 

  • →絶対動かせない予定
  • →先方と合えば移動可能な予定
  • →自分一人の予定

など色分けすると、目で見てわかりやすいです。

僕は、消せる3色ボールペンを愛用しています。

日程変更がある場合など、文字を消して書き直せるので、とても便利です。

3.ケータイを活用する

ケータイのスケジュール機能

スケジュール帳を補充するものとして便利です。

私用の予定など、スケジュール帳と併用するのもアリです。

ただし、どちらに書いたのか、分かるように「何をどちらに書くのか」を決めておく必要があります。

ケータイのアラーム機能

毎朝、スケジュール帳を確認し、例えば「絶対に遅れられない会議」などがあれば、ケータイのアラーム機能をセットしておきます。

「さっきまで覚えていたんだけど・・・」というすっぽかしを防ぐ効果があります。

これも、数分前にアラームセットしておくのが効果的です。

ケータイのメモ機能

予定や、やるべきことを「思いついたらメモする」のは、慣れていても忘れることがあります。

ケータイのメモ機能は、スケジュール帳が手元に無い時や、通勤途中、トイレ内で思いついた時など、ちょっとメモしておくとすごく便利です。

ケータイにメモしたことを、書き写すことを、お忘れなきように。

他人のスケジュールをメモする

慣れてきたら、仕事上で影響のある人のスケジュールも書き込みます。

職場の流れを掴むことができるので、あなたのスケジュールを組むときに、スムーズにできるようになります。

また、他人のスケジュールまで覚えていると、職場での信頼度もアップします。

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スケジュール帳選びのポイント 

スケジュール帳は、どうせ1冊目で、ベストなものは買えないから、さっさと行動する(買う)ことが大切です。

とは言え、少しは自分に合ったモノを選びたいですよね。

スケジュール帳選びのポイントについて、紹介します。

マンスリー?ウィークリー?デイリー?

見開き2ページで、

  • 1か月が載っているのを、マンスリー
  • 1週間が載っているのを、ウィークリー
  • 1日のをデイリー

と呼びます。

スケジュールを書きこむ量などによって、使い分けると良いです。

『1案件につき、1このスケジュールしか書かない』のであれば、良いのですが、
『1案件につき、複数個のスケジュールを書く』のであれば、スケジュールが少ない方でも、マンスリーでは足りないと思います。

仕事・予定の量と持ち歩きやすさを考慮して選びましょう。

サイズ

  • A4 ノートサイズ(210×297mm)
  • A5 教科書サイズ(148×210mm)
  • B6 単行本サイズ(128×182mm)
  • A6 文庫本サイズ(105×148mm)
  • B7 ポケットサイズ( 91×128mm)

あたりが使いやすいサイズでしょうか。

これも、仕事・予定の量と持ち歩きやすさを考慮して選びましょう。

始まり月は?

1月始まりか、それとも4月始まりか、自分の仕事に合わせるのがベストです。

僕の場合は、いつも4月に人事異動があり、異動の前後で仕事内容が全く違う事もありますので、異動を機に、スケジュール帳を新しくしています。

なので、4月始まりのものを愛用しています。

4月始まりのスケジュール帳って、意外と少ないんです。

参考にしてみてください。

\まずは手帳を持つところから/

>>どんな手帳があるのか検索してみる

思いを乗せた手帳を買う

粗品ではダメです。

もちろん、すごく気に入った粗品で、毎年確実に手に入るのであれば、良いと思います。

でもある程度、自分に合ったものを買って、使い勝手を感じるほうが良いです。

毎年、様式が変わったり、書く場所が変わると、しっくりこないものですし、スケジュール管理も面倒になります。

これもルーティーンのひとつなので、自分に合ったものを探しましょう!

お店で探すのも良いのですが、種類が少なくて探すのは大変です。

まとめ

★予定を忘れる人って?

  • 「すっぽかす病」とは
  • 予定を忘れないための「スケジュール管理」 

★スケジュール管理のための克服3ステップ

  1. 「誰でも苦手なことがある」ことを理解する
  2. 個性を受け入れる
  3. 「自分なりの」対処法を身につける

★3つの具体的対処法

  1. スケジュール帳を見る・書く癖づけ
  2. 細かくスケジュール管理する
  3. 複数個のスケジュールを組む
  4. ケータイを活用する

★スケジュール帳選びのポイント 

おまけ 忘れものをなくす 

予定を忘れてしまう人って、よくモノを無くしたりしませんか?

脳のメカニズムは似た部分があると思います。

モノを無くしてしまうあなたにおススメの対策法です。

  • モノの定位置を決める
  • 毎日持っていくものは、まとめて置いておく

これだけで、忘れものは半減すると思います。

一度、試してみてください。

もーやん
もーやん

  

>>どんな手帳があるのか検索してみる

\まずは手帳を持つところから/

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